Underretning om behandling af personoplysninger

Formålet med denne underretning er at forklare hvorfor og hvordan vi behandler dine personoplysninger, samt dine rettigheder i den forbindelse.

1. Vi er dataansvarlig – hvordan kontakter du os?

NRGi Corporate A/S (Herefter ”NRGi”), CVR-nr.: 28843437, Dusager 22, 8200 Aarhus er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Vores kontaktoplysninger er:

Telefonnummer: 87390404
E-mailadresse: persondata@nrgi.dk

2. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

2.1. Kandidat til repræsentantskabsvalget

Når du stiller op som kandidat til repræsentantskabet hos NRGi, behandler vi følgende personoplysninger om dig:

  • Portrætfoto
  • Navn
  • Adresse
  • Distrikt
  • Aftagernummer
  • E-mailadresse
  • Løbende korrespondance med dig
  • Telefonnummer
  • Valgoplæg

Formålet med vores behandling af disse personoplysninger er, at NRGi skal kunne kontakte dig, og at NRGi’s andelshavere skal kunne sætte ansigt på og identificere dig og de øvrige kandidater i forbindelse med repræsentantskabsvalget.

I forbindelse med repræsentantskabsvalget bliver dit navn, portrætfoto og valgoplæg offentliggjort i valgmateriale på NRGi’s hjemmeside og på relevante sociale medier. Herudover bliver oplysningerne sendt ud til NRGi’s andelshavere i et fysisk valghæfte.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger til disse formål er din og NRGi’s legitime interesse i, at du bliver præsenteret overfor andelshaverne i forbindelse med repræsentantskabsvalget, og at vi kan kommunikere med dig, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, f).

2.2. Medlem af repræsentantskabet

Hvis du bliver valgt til repræsentantskabet, behandler vi følgende personoplysninger om dig:

  • Portrætfoto
  • Navn
  • Adresse
  • Distrikt
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Løbende korrespondance med dig
  • Valgoplæg
  • Login-oplysninger til NRGi’s repræsentantskabs kommunikationsplatform
  • Personoplysninger, som du angiver i debatforummet i repræsentantskabets kommunikationsplatform
  • CPR-nummer
  • NEMKONTO

Når du bliver valgt til repræsentantskabet, offentliggør vi dit portrætfoto på vores hjemmeside sammen med dine kontaktoplysninger. Formål med dette er, at NRGi’s andelshavere og andre interessenter skal kunne kontakte dig.

Retsgrundlaget for offentliggørelse af dit portrætfoto og dine kontaktoplysninger til dette formål er dit samtykke, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, a) og interesseafvejningsreglen i persondataforordningens art. 6, stk. 1, f).

Når du bliver valgt til repræsentantskabet anvender vi dit CPR-nummer og din NEMKONTO udbetaling af repræsentantskabshonorar.

Retsgrundlaget for udbetaling af honorar er dit samtykke, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, a).

Vi behandler endvidere dit portrætfoto, dine kontaktoplysninger og dit valgoplæg i repræsentantskabets kommunikationsplatform. Formålet med vores behandling af dine personoplysninger i repræsentantskabets kommunikationsplatform er, at repræsentantskabsmedlemmerne kan kommunikere med hinanden.

NRGi repræsentantskabets kommunikationsplatform indeholder et debatforum, hvor du kan kommunikere og debattere med de øvrige repræsentantskabsmedlemmer. Hvis du skriver et debatindlæg i kommunikationsplatformen, vil dit portrætfoto og dit navn fremgå i sammenhæng med debatindlægget.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger i repræsentantskabets kommunikationsplatform er NRGi og repræsentantskabets medlemmers legitime interesse i, at medlemmerne har adgang til hinandens kontaktoplysninger og til at kommunikere med hinanden, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

NRGi henstiller til, at du ikke angiver følsomme eller fortrolige oplysninger om dig selv eller andre i dette debatforum. Såfremt du angiver følsomme eller fortrolige personoplysninger om dig selv, betragter NRGi dette som, at du giver samtykke til, at NRGi må behandle disse personoplysninger i repræsentantskabets kommunikationsplatform. Vi forbeholder os endvidere retten til at fjerne debatindlæg, som indeholder følsomme eller fortrolige personoplysninger, krænkende eller upassende indhold om andre fysiske personer.

2.3. Særligt om din ret til at gøre indsigelse

Når NRGi behandler dine personoplysninger på grundlag af interesseafvejningsreglen i persondataforordningens art. 6, stk. 1, f), har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen. Du kan gøre indsigelse ved at henvende sig til os via ovennævnte kontaktoplysninger.

Hvis du gør indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i valgmateriale eller i repræsentantskabets kommunikationsplatform, vil vi som udgangspunkt stoppe behandlingen, men du skal være opmærksom på, at din indsigelse ikke påvirker lovligheden af vores behandling frem til tidspunktet for din indsigelse.

Der kan dog være nogle tilfælde, hvor NRGi på trods af din indsigelse vurderer, at der er vægtige legitime grunde til fortsat at behandle dine personoplysninger, eller at behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. I sådanne tilfælde kan NRGi berettiget fortsætte med behandlingen på trods af din indsigelse, jf. persondataforordningens art. 21, stk. 1.

Du kan læse mere om dine rettigheder nedenfor.

3. Videregivelse af dine personoplysninger

I det omfang det er nødvendigt, videregiver vi dine personoplysninger til andre selskaber i NRGi koncernen.

I forbindelse med repræsentantskabsvalget offentliggør vi dine personoplysninger på vores hjemmeside og relevante sociale medier, ligesom vi videregiver dine personoplysninger til NRGi’s andelshavere.

Hvis du bliver valgt til repræsentantskabet, offentliggør vi dit portrætfoto og dine kontaktoplysninger på vores hjemmeside og vi videregiver dine personoplysninger til de øvrige repræsentantskabs-medlemmer.

Herudover bliver dine personoplysninger videregivet til relevante databehandlere, herunder f.eks. udbydere af software, til bl.a. backup, sikkerhed og opbevaring.

Vi forpligter alle vores databehandlere til at behandle dine personoplysninger fortroligt, og til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod at dine personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen.

4. Opbevaring af dine personoplysninger

NRGi opbevarer og behandler dine personoplysninger i forbindelse med dit kandidatur til repræsentantskabet.

Såfremt du ikke bliver valgt til repræsentantskabet, sletter NRGi dine personoplysninger, senest 4 år efter valgets afslutning.

Hvis du bliver valgt til repræsentantskabet, behandler vi dine personoplysninger, så længe du er medlem af repræsentantskabet.

Portrætfoto og kontaktoplysninger, som er offentliggjort på vores hjemmeside og i repræsentantskabets kommunikationsplatform, bliver slettet, når dit repræsentantskabsmedlemsskab indstilles.

Eventuelle indlæg i debatforummet i repræsentantskabets kommunikationsplatform bliver slettet 5 år efter indlægsdatoen.

Fra tidspunktet for indstilling af dit medlemskab af repræsentantskabet til at dine eventuelle indlæg i debatforummet i repræsentantskabets kommunikationsplatform bliver slettet, vil du fremgå som ”Ukendt bruger”, og dermed uden portrætfoto og navn, i eventuelle tidligere debatindlæg.

5. Sikkerhedsforanstaltninger

Vi prioriterer persondatasikkerhed meget højt og har derfor stor fokus på, at vi behandler dine personoplysninger i henhold til gældende persondatalovgivning.

For at beskytte dine personoplysninger bedst muligt, vurderer vi løbende de risici, der kan være forbundet med vores behandling af dine personoplysninger. Vi er især opmærksomme på at beskytte dine personoplysninger mod diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme og datafortrolighed.

Vi har således vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt/ændret og mod uautoriseret offentliggørelse eller utilsigtet adgang.

For at undgå tab af personoplysninger foretager vi løbende backup af vores systemer, ligesom vi anvender kryptering eller andre sikkerhedsforanstaltninger, hvor det er nødvendigt eller påkrævet efter loven.

Herudover uddanner vi vores medarbejdere i håndtering af personoplysninger.

I tilfælde af sikkerhedsbrud, der indebærer en høj risiko for dine rettigheder, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet, så hurtigt som det efter omstændighederne er muligt.

6. Dine rettigheder

Vi passer godt på dine personoplysninger og behandler dem i overensstemmelse med persondataforordningen. Vi respekterer dine rettigheder, og så længe vi behandler dine personoplysninger, kan du gøre følgende rettigheder gældende overfor os, jf. persondataforordningens art. 15-22:

  • Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du altid trække dit samtykke tilbage. Evt. tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der har fundet sted, inden samtykket tilbagetrækkes,
  • Du kan bede om indsigt i dine personoplysninger,
  • Du kan få berigtiget urigtige personoplysninger om dig selv,
  • I særlige tilfælde kan du få dine personoplysninger slettet,
  • I visse tilfælde kan du få behandlingen af dine personoplysninger begrænset,
  • I visse tilfælde kan du gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger,
  • i visse tilfælde kan du modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger til en anden dataansvarlig,
  • Du kan indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du altid henvende sig til os på ovennævnte kontaktoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.